Case study: pianificazione del conto economico

Dai fogli di calcolo a una soluzione su misura in SaaS per ottimizzare la pianificazione

Un’impresa manifatturiera messicana del settore food & beverage, che opera a livello internazionale, si basava solo sui fogli di calcolo per effettuare la pianificazione del conto economico (P&L), con formule e regole frammentate e uno scarso controllo sulla sicurezza e la qualità dei dati, che impattavano negativamente sul processo decisionale.
Stratos Analytics ha sviluppato su misura per il cliente una soluzione integrata per lo svolgimento dell’intero processo di Closing, Planning, & Forecasting per il P&L, con l’obiettivo di semplificare e standardizzare i processi e unificare i sistemi di supporto in un unico applicativo, strutturato, robusto, multi-utente e in SaaS.

Un’architettura modulare e flessibile

Lo strumento di analisi e pianificazione sviluppato da Stratos Analytics è basato sulla soluzione IBM Planning Analytics with Watson. L’applicativo consente un’ integrazione dei dati efficiente e automatizzata con i sistemi interni. È composto da 5 moduli, uno di gestione centrale, tre dedicati ognuno a una specifica parte del P&L (Top Line, COGS e OPEX), e un modulo di revisione finale. In ogni modulo vi è una distinzione tra planning e closing.

Central Administration: il cuore del sistema

Il Central Administration gestisce tutte le impostazioni, le informazioni e gli elenchi di dati necessari per il funzionamento dell’applicativo importati dai sistemi centrali (centri di costo, account, prodotti, distinta base e coefficienti di impiego, valute e tassi di cambio).
Qui gli utenti possono creare, inizializzare, e ufficializzare gli scenari di Budget, Actual e Rolling Forecast.

Pianificazione dettagliata per ogni area del P&L

Una volta creato uno scenario di budget o di rolling forecast, l’utente ha la possibilità di accedere ai singoli moduli di Top Line, COGS e OPEX per inserire i dati.
Ognuno di questi tre moduli è strutturato in tre parti: Closing, Planning e Final Review.
Nella fase di Closing vengono importati i dati dai sistemi centrali, su cui l’utente può effettuare degli adjustment. Inoltre, l’esperienza dell’utente è guidata in ogni tab grazie ad apposite informative sulle operazioni che può effettuare.

Nel modulo di Top Line, una prima parte dedicata alla pianificazione presenta due tab specifici per l’input dei dati relativi rispettivamente al Freight e agli sconti. Questi dati vengono inseriti a livello di area geografica e categoria di prodotto, e verranno poi imputati dal sistema su singolo customer e singolo prodotto, come mostrato in un tab riepilogativo per la chiusura della pianificazione delle Top Line.

Nel modulo dedicato ai COGS viene visualizzata la distinta base e il costo unitario per singola SKU, con distinzione tra “prodotti internamente” e “prodotti in co-manufacturing”. Sulla base dei volumi inseriti nel modulo delle Top Line, viene calcolato automaticamente il costo standard del singolo prodotto.

Il terzo modulo è dedicato alla pianificazione dei dati di OPEX, con una divisione per progetti e per risorse. I dati relativi a queste ultime vengono importati dai sistemi di HR interni, mentre i progetti da inserire nella pianificazione sono decisi dagli utenti centrali nel modulo di Central Administration.
Per ogni centro di costo è stata introdotta la mappatura delle spese operative sulle linee di Conto Economico per consentire all’utente di verificare che ogni spesa sia correttamente assegnata e riportata nella struttura del P&L. Il sistema permette di visualizzare tramite drill down tutte le mappature relative a un singolo conto contabile su tutti i centri di costo e per quale linea di Conto Economico.

Revisione finale e consolidamento dei dati

Per chiudere tutto il processo di pianificazione si arriva al quinto modulo di P&L Allocation and Review. Una prima parte è dedicata al settaggio di alcune informative tra cui mappatura cost center-GL account sulle linee di P&L e i driver per l’allocazione dei dati di OPEX sul singolo account.
Si passa quindi alla parte di revisione finale del conto economico, in cui l’utente ha ancora la possibilità di inserire eventuali adjustment laddove necessario, per poi convogliare tutti i dati dei vari moduli precedenti all’interno del P&L per la visualizzazione finale, con dettaglio fino a singolo customer e singolo product, laddove necessario.
Vi è poi un focus sui dati di OPEX derivanti dal relativo modulo, in cui viene aggiunta un’informativa di P&L Concept – Customer – SKU, che funge da sistema di quadratura dei dati post-allocazione. In un tab finale vengono mostrati i singoli processi di aggiornamento dei vari moduli, per dare la possibilità di vedere in quale modulo vi sono eventuali errori.

Il risultato

Questo strumento, a supporto del team di pianificazione, consente di lavorare e prendere decisioni basandosi su dati affidabili, aumentare la reattività al mercato e anticipare il processo decisionale attraverso dati e analisi integrate in tempo reale.

Se in passato il cliente non disponeva di alcuno strumento di raccolta e consolidamento dei dati e di pianificazione e si basava solo su fogli di calcolo, grazie alla soluzione sviluppata da Stratos Analytics è passato a svolgere la pianificazione del P&L in maniera armonizzata per l’intera azienda in un unico applicativo integrato, che consente di definire e svolgere i processi aziendali in maniera più semplice, veloce e flessibile.