Compliance: una roadmap per le aziende

Le organizzazioni moderne sono sempre più chiamate a rispettare una vasta gamma di regolamenti, normative, standard di settore e politiche interne. Non rispettare questi obblighi può comportare non solo sanzioni economiche, ma anche danni alla reputazione, perdite finanziarie e ostacoli al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Inoltre, la rapida evoluzione del panorama normativo rende il compito ancora più complesso e i costi di compliance, già elevati, continuano ad aumentare.

In questo scenario, le aziende devono affrontare la crescente domanda di risorse dedicate alla compliance, in un contesto in cui la disponibilità di professionisti qualificati è limitata. Con questi presupposti, diventa fondamentale trovare soluzioni che rendano i programmi di compliance più efficienti, consentendo di ottimizzare risorse e tempi senza compromettere la qualità del rispetto delle normative.

Vediamo allora alcuni passaggi fondamentali per modernizzare e rendere più efficiente il processo di compliance.

Approccio basato sul rischio

L’approccio tradizionale alla compliance spesso cerca di raggiungere una conformità totale, ma questo è un obiettivo irrealizzabile senza risorse illimitate. Pertanto, un’organizzazione deve scegliere con attenzione dove allocare le risorse, puntando su quelli che rappresentano i maggiori rischi.
Per capirci: violazioni riconducibili al finanziamento del terrorismo comporterebbero ovviamente sanzioni molto più severe rispetto a una piccola omissione burocratica… Dunque implementare una compliance basata sul rischio consente alle organizzazioni di concentrarsi sugli obblighi più critici, ottimizzando l’efficacia delle risorse a disposizione.

Definire controlli adatti al rischio

Una volta effettuate le valutazioni del rischio, il passo successivo è definire controlli proporzionati alla gravità e alla probabilità dei rischi identificati. Per esempio, un controllo severo e frequente sarà necessario per la protezione dei dati sensibili, in particolare in relazione al GDPR, mentre potrebbe essere sufficiente un controllo meno stringente per la gestione di altri tipi di obblighi normativi a rischio minore.
Questo approccio consente di ridurre al minimo il rischio di non conformità senza sovraccaricare le risorse aziendali.

Razionalizzare gli obblighi normativi

Una delle difficoltà principali nella gestione della compliance è la sovrapposizione di obblighi legali, regolamenti, politiche interne e obblighi contrattuali. Spesso le organizzazioni affrontano ogni requisito separatamente, senza cogliere le possibili sinergie tra di essi. Un approccio efficace consiste nel mappare e armonizzare questi obblighi, creando un framework di controllo comune che consenta di trattare insieme le normative che condividono gli stessi principi.
Questo approccio permette di semplificare il processo di verifica della compliance, riducendo il carico di lavoro e liberando risorse da dedicare ad attività di maggiore priorità.

Gestire i cambiamenti normativi

La gestione dei cambiamenti normativi è un altro aspetto critico. Le organizzazioni devono essere in grado di monitorare costantemente le modifiche normative, ma anche di valutare come queste influenzino i rischi esistenti e le proprie procedure. Un approccio moderno dovrebbe dunque implicare la creazione di un sistema di catalogazione dei cambiamenti, che permetta di tracciare in tempo reale modifiche legislative, regolamenti, acquisizioni e altri eventi che potrebbero influire sulla compliance.
Un metodo strutturato per raccogliere e analizzare questi cambiamenti, infatti, facilita una risposta tempestiva e mirata, riducendo il rischio di inadeguatezze normative.

Implementare il machine learning

L’evoluzione della tecnologia offre nuove soluzioni anche per la compliance. L’uso del machine learning può per esempio semplificare il processo di monitoraggio dei cambiamenti normativi, eseguendo automaticamente il mapping tra nuove normative e procedure di controllo esistenti.
In questo modo, le organizzazioni possono risparmiare tempo e risorse, riducendo l’intervento manuale e aumentando la velocità di adattamento alle nuove regolazioni.
L’intelligenza artificiale, applicata ai processi di compliance, può anche individuare pattern ricorrenti e suggerire miglioramenti nelle procedure.

Snellire il processo di testing della compliance

Uno degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo di un programma di compliance è proprio testare l’efficacia dei controlli. Per ridurre il tempo impiegato in questa attività, è utile razionalizzare il processo, sfruttando il lavoro di testing già effettuato in altre aree dell’organizzazione e utilizzando dati e report precedenti per evitare duplicazioni di lavoro.
Inoltre, il monitoraggio continuo e la valutazione del rischio possono indirizzare il testing verso le aree a maggior impatto, ottimizzando l’utilizzo delle risorse e migliorando l’efficacia complessiva del programma.

Monitoraggio continuo della compliance

Il monitoraggio continuo è essenziale per rilevare tempestivamente eventuali cambiamenti nei rischi o nelle procedure di controllo. Gli indicatori di rischio devono essere selezionati in modo tale da anticipare i segnali di un potenziale aumento dei rischi di non conformità.
L’analisi delle sanzioni inflitte da enti regolatori, per esempio, può rivelare un incremento del rischio associato a una determinata normativa. Questo tipo di monitoraggio permette di intervenire in modo preventivo, rafforzando i controlli o rivedendo le procedure prima che insorgano problematiche significative.

Gestire i rischi relativi alle terze parti

È infine fondamentale anche non trascurare i rischi legati alle terze parti. Fornitori, partner, consulenti e altre entità esterne possono influire significativamente sulla compliance dell’organizzazione.
La gestione dei rischi associati a queste terze parti è un compito che non può essere delegato esclusivamente al trasferimento contrattuale del rischio: le aziende devono integrare le terze parti nei propri programmi di gestione del rischio, assicurandosi che rispettino le stesse normative e procedure di compliance adottate internamente.

Insomma, l’adozione di un approccio moderno può davvero fare la differenza, riportando la gestione della compliance a una dimensione più efficiente ed economica nonostante ci si trovi a operare in contesto sempre più complesso a livello globale.

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