Case study: “Research & Development”, una funzione strategica

Potenziare l’innovazione grazie a un tool avanzato per la gestione integrata delle risorse e dei progetti

Per una multinazionale che opera come fornitore di componenti, soluzioni e sistemi ad alta tecnologia per il mondo manufacturing a livello internazionale, la funzione Ricerca e Sviluppo è quanto mai strategica per costruire e preservare il vantaggio competitivo e la qualità nell’offerta, interpretare i cambiamenti del settore e sostenere l’innovazione di prodotti e processi.

Al fine di raggiungere questi obiettivi, l’azienda valutava da tempo l’introduzione di una piattaforma a supporto dei processi di pianificazione delle risorse e delle iniziative della funzione Research & Development e ha trovato un partner in Stratos Analytics, da oltre 40 anni nel mercato delle soluzioni per l’impresa e storico partner di IBM.
Per questo cliente, Stratos Analytics ha sviluppato su misura il Resource Planning Tool, basato sulla piattaforma IBM Planning Analytics with Watson, che permette alla funzione Research & Development di raccogliere e organizzare in maniera integrata e strutturata i dati dell’azienda a livello internazionale eliminando i silos, di pianificare, monitorare e controllare le risorse in un sistema integrato di controllo dei progetti e di creare report in maniera automatizzata.

Una soluzione su misura

Il Resource Planning Tool sviluppato da Stratos Analytics è un applicativo concepito per il Business Management della funzione Research & Development. Al suo interno si svolgono quindi quattro funzionalità principali:

• Business Plan: partendo dai dati presenti su altri scenari di pianificazione (per esempio il budget), gli utenti possono pianificare risorse, costi e investimenti su un periodo pluriennale, con un livello di dettaglio aggregato differenziabile per linea di business.
• Budget: scenario di budget a 12 mesi.
• Forecast: all’interno dell’applicativo è possibile gestire i processi strutturati e istituzionali di pianificazione, creando molteplici scenari di forecast.
• Rolling Forecast e R&D Resource Planning: nel corso dell’anno, anche al di fuori dei cicli di pianificazione istituzionali sopra descritti, gli utenti hanno la possibilità di aggiornare continuamente uno scenario rolling attraverso l’import giornaliero dei dati di actual (ore, spese, ecc.) e, laddove necessario, ripianificare le risorse R&D in modo da intercettare i cambiamenti avvenuti durante l’anno ed effettuare le analisi necessarie sfruttando le funzionalità di reporting disponibili all’interno di IBM Planning Analytics.

Tutti gli scenari creati con riferimento ai processi sopra descritti vengono gestiti all’interno di un ambiente integrato, per consentire il confronto e l’inizializzazione di dati e scenari in modo funzionale e veloce.
Il caricamento dei dati è facilitato dalla modalità “drag-and-drop” e dai prospetti Excel opportunamente predisposti in Planning Analytics for Excel, incluso nella soluzione.

Per garantire la sicurezza dell’intero processo, gli utenti dell’applicativo sono divisi in Security Groups, ognuno dei quali dispone di autorizzazioni diverse e può vedere una parte definita dello strumento e i relativi dati della business unit.

Il Resource Planning Tool è costituito da 14 moduli, ognuno relativo a una specifica fase del workflow.

Il modulo Human Resources Management è il punto di partenza dell’applicazione, in quanto fornisce la gerarchia su cui il Resource Manager può valutare l’effettiva disponibilità di ore di tutte le risorse per il suo dipartimento permettendo una gestione efficiente.
L’HR Manager importa mensilmente l’elenco delle risorse attive, mentre l’utente gestore dell’applicativo definisce l’allocazione nei dipartimenti, stabilendo una gerarchia interna. Questo consente al Resource Manager di determinare la disponibilità effettiva di ore per i vari progetti su tutti i dipartimenti, visualizzabile nel tab “Presence Hours Summary”.

L’applicazione Project Management consente di creare o modificare un progetto, creare delle WBS o delle versioni di queste che poi serviranno nella fase di pianificazione dei costi.
Una volta che viene creato un progetto viene creata una WBS e il project manager può avviare quello che viene definito il processo di Effort Evaluation.

Attraverso il modulo Board Approval, il Board può effettuare delle simulazioni per valutare l’impatto che avrebbe il rifiuto o l’approvazione delle singole WBS, e confrontare i vari scenari actual, rolling, approved. Una volta che il board decide quale simulazione approvare, il sistema aggiornerà lo scenario e tutta la disponibilità ore a disposizione.

Il modulo Budget, Forecast & Business Plan permette di definire scenari di budget, forecast e business plan, quindi effettuare una pianificazione fino a 5 anni. Il sistema consente di creare degli scenari di simulazione prima di aggiornare quelli ufficiali da sottoporre ad approvazione. Gli utenti hanno la possibilità di inserire e approvare dei singoli target sulle singole versioni.

Il modulo Cost & CR Management è l’applicazione di Change Request che permette al Resource Manager di rivedere un progetto in termini di costi e ore dopo che è stato approvato, riallocando costi e ore in eccesso per ogni singola risorsa o richiedendone di ulteriori se necessario, a differenza della Effort Evaluation che avviene a un livello superiore senza considerare nel dettaglio le risorse.
Inoltre, grazie alla possibilità di continuo inserimento di dati da parte del Resource Manager, è possibile vedere in tempo reale quanto la previsione si discosta dalla situazione reale per ogni dipartimento. L’applicazione mostra anche un Resource Saturation Report e un Department Saturation Report per evidenziare la sovra- o sub-allocazione di ore per singola risorsa o dipartimento.

Tramite l’applicazione Cost Rate i costi indiretti vengono allocati ai singoli dipartimenti e successivamente, attraverso la generazione di una percentuale di allocazione, a ogni sito di produzione e sul singolo progetto.

Dal modulo Investment Management il Resource Manager può creare un possibile nuovo investimento inserendo varie info: tangible/intangible, dipartimento, rischio, anno di inizio, motivazione, obiettivo principale, ammontare. Inoltre avrà una visione complessiva di tutti gli investimenti che ha creato e potrà inserire la sua valutazione in termini di costi con un dettaglio mensile e sottomettere la sua valutazione al Board, attraverso il tab Investment Approval.

Il modulo Actual Management & Rolling Generation è dedicato al finance manager, proprietario del caricamento dei dati di actual, così che sia possibile aggiornare il Rolling ed effettuare un confronto per ogni tipo di dato. Attraverso questo modulo avviene un altro processo di approvazione, in cui il Project Manager sottomette ogni singola WBS approvata al processo di Spending Approval Flow e, una volta approvata, può essere inglobata nei sistemi finance.

All’interno dell’RPT gli utenti potranno inoltre eseguire le seguenti funzionalità:

• creazione e gestione dei progetti e selezione di quelli da includere nel processo di pianificazione;
• inserimento di task e commenti a diversi livelli di dettaglio;
• profilazione delle sicurezze: l’accesso da parte degli utenti è consentito solamente ai dati di propria competenza e con diversi livelli di permessi;
• inserimento di eventuali Adjustments/Target;
• modulo Reporting ad hoc per ogni profilo utente, con la possibilità di effettuare un confronto su volumi, ricavi e costi per singolo progetto con dettaglio per prodotto, customer e product group.

I benefici dell’innovazione in azienda

I principali benefici derivanti dall’introduzione della soluzione sviluppata da Stratos Analytics sono:

• elevata capacità di aggregazione e simulazione in real-time messa a disposizione degli utenti di business con drastico impatto in termini di “Time to decision”;
• possibilità di creare molteplici scenari alternativi (es.: versioni differenti di budget) e veloci reforecast in pochi click;
• drastica riduzione dei tempi grazie all’automatizzazione di tutte le procedure di setup e inizializzazione di scenari a partire dai dati provenienti dai sistemi aziendali;
• maggiore governance sull’intero processo di pianificazione grazie a funzionalità di workflow, sicurezze altamente personalizzabili e funzionalità di audit;
• possibilità di integrare modelli top down, solitamente utilizzati per la definizione dei target, con modelli bottom up;
• elevata affidabilità derivante dalla centralizzazione delle logiche di calcolo in una piattaforma scalabile e in grado di gestire ingenti volumi di dati;
• utilizzo di evoluti modelli di forecasting a supporto delle decisioni;
• possibilità per gli utenti di crearsi molteplici analisi di dettaglio e report in autonomia senza dover coinvolgere esperti IT (elevata flessibilità ed integrazione con Excel);
• utilizzo di un’unica piattaforma integrata di pianificazione e analisi.

Grazie all’introduzione di una piattaforma di Business Management per la funzione Research and Development realizzata su misura, l’azienda ha potuto gestire in maniera integrata e strutturata in unica piattaforma tutte le risorse, i progetti e i costi dei vari dipartimenti a livello internazionale, ed eseguire pianificazioni, simulazioni e report in tempo reale basati su dati affidabili, eliminando i silos tra funzioni, dipartimenti e paesi. Il tutto con un’interfaccia intuitiva e funzionale.
L’automazione dei processi e il coordinamento dei diversi ruoli sulla stessa piattaforma hanno permesso di ridurre i tempi di gestione dei progetti e il decision making a livello internazionale senza rinunciare alla sicurezza, grazie all’introduzione dei dovuti controlli e sicurezze, aumentando al contempo l’efficienza dei processi e l’affidabilità dei dati.