Case study: Long Range Plan
Dai fogli di calcolo a una soluzione su misura in SaaS
La pianificazione di lungo periodo è fondamentale per definire gli obiettivi a lungo termine
dell’impresa, le esigenze finanziarie e operative per raggiungerli e le aree dove concentrare
maggiormente le risorse, e garantisce l’allineamento di tutte le funzioni e dipartimenti
dell’organizzazione a tali obiettivi strategici. Inoltre, il monitoraggio e l’aggiornamento costanti del
piano strategico durante l’esercizio consentono di adattarsi rapidamente alle condizioni di mercato,
identificando precocemente minacce e opportunità.
Una grande multinazionale italiana effettuava il Long Range Plan attraverso fogli di calcolo, con
conseguenti difficoltà nella gestione e nella raccolta dei dati, nel monitoraggio e aggiornamento del
piano, elevato dispendio di tempo nel consolidamento dei dati, e con un alto rischio di errore umano
e nella sicurezza del dato. Il tutto ingigantito dal carattere internazionale dell’azienda, presente in novanta Paesi.
Stratos Analytics ha sviluppato su misura per il cliente un applicativo in SaaS, basato sulla soluzione
di pianificazione integrata IBM Planning Analytics with Watson, per ovviare a queste rischiose
problematiche e rivoluzionare il processo di pianificazione strategica e di stesura del budget
pluriennale. Questa soluzione ha permesso di automatizzare e velocizzare i processi ripetitivi di
pianificazione, consolidamento e reporting, di eliminare i silos delle unità di business e di garantire
la sicurezza e l’affidabilità dei dati, accelerando e migliorando il processo decisionale.
L’applicativo sviluppato da Stratos Analytics
Il cliente aveva la necessità di effettuare la pianificazione su un range flessibile di anni, fino a 10, e in
maniera integrata per tutte le 30 filiali distribuite in 90 paesi del mondo. L’applicativo sviluppato da
Stratos Analytics si articola in tre moduli principali, due dedicati agli utenti centrali, per impostare lo
scenario di pianificazione a livello centrale ed effettuare il consolidato dei dati delle filiali, e uno
dedicato a queste ultime, per effettuare ognuna la propria pianificazione.
Il primo modulo Central Administration permette agli utenti centrali di importare i dati sorgenti per
il piano strategico che derivano dai sistemi aziendali interni e creare un nuovo scenario di
pianificazione, selezionando l’anno di partenza, il range di anni di pianificazione (differenziabile per
business unit di interesse) e gli scenari di riferimento come confronto tra i dati di pianificazione
rispetto a quelli reali. Qui vengono gestite centralmente anche le valute estere e i tassi di cambio.
Un apposito book è dedicato all’importazione dei dati sorgenti provenienti dai sistemi interni e alla
loro gestione. Qui infatti viene impostata in maniera dettagliata la gerarchia dei prodotti, dalla
business unit, alla line extension, alla famiglia di prodotti, fino ai brand, ciascuno dei quali al suo
interno comprenderà diversi prodotti, quindi diverse SKU.
L’applicativo consente un’elevata flessibilità nell’impostazione del processo di pianificazione. Vi è
infatti la possibilità di creare dei prodotti di budget (Custom SKU), quindi inserire nel piano strategico
una nuova SKU ancora non presente nei sistemi sorgenti, per poi eventualmente sfruttare negli anni successivi la funzionalità di “swap” per sostituirla con l’effettivo prodotto reale censito nei sistemi
sorgenti. Gli utenti centrali possono inoltre selezionare con dettaglio di scenario, paese e business
unit, quali SKU devono essere pianificate dalla singola filiale, abilitando o disabilitando l’input su
determinati prodotti.
Inoltre, all’interno del Central Administration gli utenti centrali possono effettuare una
riaggregazione della dimensione dei prodotti, definita “Corporate SKU”, per avere una visione
d’insieme delle tipologie di prodotto, e non differenziata per le varie filiali. Hanno anche la
possibilità di visualizzare i dati secondo aggregazioni diverse rispetto a quella geografica per filiale,
creando delle “gerarchie alternative”.
Il modulo Affiliate Planning è dedicato agli utenti delle filiali, che inseriscono i dati, i costi e i ricavi
relativi ai prodotti di cui la propria filiale si occupa. Attraverso apposite sicurezze ogni utente potrà
vedere e gestire solamente i dati relativi alla propria filiale.
A ogni fase del processo di pianificazione delle filiali è dedicato un Tab:
- SKU Selection: selezione delle SKU da inserire nello scenario di pianificazione.
- SKU Affiliate Specific Attributes: inserire eventuali attributi relativi alle SKU specifici per Unità
Organizzativa e scenario. - Data Initialization: permette di inizializzare lo scenario di pianificazione a partire da dati già
noti, ad esempio dal reference scenario o altri scenari disponibili nei sistemi sorgenti. - Assumptions: inserire ipotesi sui brand per ogni scenario.
- GP Input: gestione di tutti gli input dati relativi al gross profit con dettaglio di singolo SKU.
- Product Category Split: differenziare i dati del gross profit per categoria di prodotto secondo
una percentuale di suddivisione definita a livello centrale. - Affiliate Expenses Input: allocazione dei conti di OPEX sui brand di prodotto secondo specifici
driver definiti a livello centrale. - Affiliate Expenses Allocated on Brand: visualizzazione del risultato dell’allocazione del tab
precedente. - Brand Expenses: imputazione di altri conti del P&L a livello di brand.
- HC: tab di pianificazione degli headcount, solo per gli utenti autorizzati.
- Review PL: visibile solo agli utenti di filiale per analizzare l’impatto delle loro ipotesi sul P&L
finale. - PL & Submit: tab per la trasmissione del P&L finale agli utenti centrali, visibile solo agli utenti
autorizzati. - Versioning: consente agli utenti di salvare un’istantanea dei dati disponibili nella versione di
lavoro per il backup o il reporting. I dati disponibili sulle versioni di backup non possono essere
modificati ma possono essere ripristinati nella versione di lavoro per riavviare la pianificazione
da un punto salvato precedentemente.
Nella pianificazione delle voci di P&L, i dati relativi al Gross Profit vengono imputati con dettaglio su
singolo SKU, con la possibilità poi di distribuirli in sottocategorie in base alla relativa famiglia di
prodotto, attraverso un apposito tab (Product Category Split). In questo modo sarà possibile
differenziare i conti del gross profit per indicazione terapeutica. I dati di OPEX, invece, vengono
inseriti a totale brand, per poi essere allocati sfruttando algoritmi specifici per ogni conto. Un utente
per ogni filiale è autorizzato, oltre a inserire i dati di gross profit e OPEX, a sottomettere il P&L agli
utenti centrali e alla pianificazione degli headcount. L’applicativo include la possibilità di creare più
versioni di uno stesso scenario e pianificare secondo diverse casistiche (Base Case, Worst Case e Full
Case) per differenziare le simulazioni.
Un Tab finale mostra il P&L completo della filiale, con dettaglio di singolo brand.
Terminata la pianificazione delle filiali, si passa al modulo di GST Planning, dedicato agli utenti centrali,
per effettuare il consolidamento dei dati trasmessi dalle filiali. Da qui è possibile monitorare, per ogni
business unit, per quale filiale risulta essere aperta o chiusa la pianificazione, e quando sono stati
sottomessi i dati. In questo modo, gli utenti centrali hanno un controllo completo su tutta la
pianificazione delle filiali e possono effettuare eventuali correzioni e diverse aggregazioni a livello di
prodotto. Nella stesura del consolidato la soluzione permette di effettuare delle simulazioni,
realizzando un mix delle tre casistiche di pianificazione (base case, worst case e full case).
Quando le filiali hanno concluso la loro pianificazione, gli utenti centrali possono effettuare il
consolidato ed esportare i dati nei sistemi interni.
Sia gli utenti di filiale sia quelli centrali nei relativi moduli hanno uno spazio per la reportistica, con
elevato livello di flessibilità e dettaglio fino a singola SKU, e book specifici in base all’analisi da
effettuare (ad esempio Sales Yearly Evolution, P&L Analysis, Cause of Change Analysis, Contribution Analysis, etc.). È stato inoltre messo a disposizione degli utenti uno spazio di “free analysis”, per
costruire una vista in base alle proprie esigenze e creare grafici personalizzati.
Tutti i report sono esportabili anche in Excel.
Rivoluzionare la pianificazione aziendale
L’utilizzo dell’applicativo su misura sviluppato da Stratos Analytics, potendo gestire grandi volumi di
dati e integrarli da diverse fonti, ha permesso all’azienda di rivoluzionare il processo di pianificazione
di lungo periodo in maniera centralizzata per tutte le filiali a livello internazionale, di eliminare i silos
di dati e di prendere decisioni basate su dati affidabili. I team delle varie affiliate collaborano e
condividono dati in tempo reale su una piattaforma centralizzata e sicura, dove ogni filiale accede ai
propri dati e adeguate sicurezze proteggono informazioni e funzionalità sensibili.
Le funzionalità di automazione di processi ripetitivi, di calcolo dei dati e di reporting hanno permesso
di ridurre i task più dispendiosi in termini di tempo, permettendo agli utenti di concentrarsi su attività
a maggiore valore aggiunto. Inoltre, le avanzate capacità di calcolo e analisi dell’applicativo
permettono di effettuare analisi e simulazioni, esplorare diversi scenari valutando in tempo reale
l’impatto delle decisioni aziendali, creare ed esportare report personalizzati, il tutto con
un’interfaccia semplice e intuitiva.
Se prima il cliente effettuava la pianificazione strategica ogni 2 anni e tramite fogli di calcolo, dopo
l’implementazione del software questa viene effettuata annualmente, e il successo della piattaforma
ha portato l’azienda ad aumentare gli utenti del 50% già dopo il primo utilizzo.