Case study: potenziare la pianificazione finanziaria con un tool integrato

Come automatizzare i processi di pianificazione finanziaria in un unico applicativo e sfruttare al massimo tutti i dati dell’azienda

Un gruppo multinazionale italiano del settore chimico utilizzava da diversi anni soluzioni per il budget delle vendite e del margine di contribuzione, budget dei costi e cash flow diretto e indiretto actual.
In seguito, è nata la necessità di sviluppare un applicativo per il budget di stato patrimoniale e il budget finanziario per le diverse società e filiali, consolidando i dati a livello di gruppo e sfruttando al massimo le sinergie con le soluzioni già in uso.

Il nuovo tool

Sviluppato da Stratos Analytics sulla base della soluzione IBM Planning Analytics with Watson, il nuovo applicativo consente di gestire quattro aree fondamentali finalizzate alla stesura del budget di stato patrimoniale e del budget finanziario:

• Sviluppo finanziario del conto economico di budget
• Sviluppo dell’opening balance
• Capex
• Gestione di finanziamenti e interessi

Un modulo per ogni esigenza

La soluzione è organizzata in moduli, ognuno dei quali è dedicato a una funzione specifica.
Un modulo “Administration” funge da pannello di controllo per le configurazioni e le mappature necessarie al funzionamento del sistema, l’importazione dei dati dai sistemi sorgenti, l’impostazione e la creazione dello scenario di budget, l’anagrafica dei conti di balance sheet e di conto economico.
Inoltre, in questo modulo a inizio anno viene preparato l’ambiente di pianificazione, impostando anno di budget, anno di actual di riferimento e l’eventuale backup.

Si parte dal budget di conto economico

Il punto di partenza dell’applicativo è il budget di conto economico che viene importato dall’applicazione di budget economico – sviluppata anch’essa con Planning Analytics – per ogni società del gruppo.
I ricavi di budget vengono importati con dettaglio di cliente, prodotto, società, mese e area di business, e in associazione al Cliente è possibile importare la valuta di fatturazione, la condizione di incasso (DSO) e l’aliquota IVA. Il sistema propone i DSO calcolati in base ai valori dell’actual, ma l’utente può effettuare degli adjustment ed effettuare delle simulazioni.
In base a questi dati, viene calcolato lo sviluppo dei crediti per ogni mese e per singola unità di business. All’utente viene sempre fornita una vista di confronto rispetto al dato sorgente, così da evidenziare le differenze nelle simulazioni.

Gestione di stock, debiti e OPEX

Un modulo è dedicato a stock e debiti.
In base ai dati di Full COGS importati dai sistemi sorgenti, il sistema calcola il tempo medio di permanenza in magazzino (DIO medio) e l’incidenza dello stock sul COGS, su cui l’utente ha sempre la possibilità di effettuare adjustment e simulazioni.
In base a questi dati, il sistema mostra il flusso dello stock di materie prime e prodotti finiti mese per mese, per ogni company e impianto, dividendo i costi per tipologia di fornitore – Domestico, RI.BA, Estero – tramite un processo di allocazione, e permette di definire il budget dei debiti commerciali e dei relativi pagamenti da inserire nel budget patrimoniale e finanziario.
Un primo report mostra l’andamento dei debiti commerciali e i relativi pagamenti; un secondo report mostra invece lo sviluppo dei pagamenti divisi per tipo di fornitore, anche con visualizzazione grafica.

Nel modulo dedicato agli OPEX, il sistema mostra una simulazione di come i costi del personale e tutti gli altri costi operativi verranno sviluppati in base alle regole di Cash Flow associate a ogni conto e ripartite su tutti i mesi in base ai criteri di pagamento impostati.

Finanziamenti, investimenti e output finali

All’interno dell’applicativo è possibile gestire anche le regole di incasso e pagamento di crediti e debiti del bilancio di apertura. Poiché il saldo di fine anno non contiene la stratificazione degli importi, vengono importati dai sistemi interni gli importi di incasso e pagamento previsti dagli scadenziari clienti e fornitori, con opportune modifiche per gestire i ritardi dei pagamenti medi.
Per quanto riguarda i finanziamenti e mutui, il sistema importa i dati di quelli già approvati dal consuntivo e calcola il piano di ammortamento.
Inoltre, è possibile effettuare una simulazione dei nuovi finanziamenti che dovranno essere approvati, creandoli direttamente all’interno del sistema: l’utente inserisce tutte le caratteristiche del nuovo finanziamento e il sistema effettua automaticamente la simulazione del piano di ammortamento.

Un apposito modulo è dedicato alla gestione dei nuovi investimenti (CAPEX) ed eventuali disinvestimenti. Una volta inserite le caratteristiche, il sistema calcola l’andamento dei conti di attivo patrimoniale e di debito associati ai nuovi investimenti e gli ammortamenti, che si sommano a quelli degli investimenti già a sistema.
Infine, una volta effettuati tutti i passaggi necessari, sfruttando le mappature impostate in fase iniziale il sistema movimenta tutte le quote relative ai diversi moduli dell’applicativo e restituisce come output il budget di stato patrimoniale e di rendiconto finanziario diretto e indiretto.

Grandi vantaggi

La soluzione sviluppata ha permesso al cliente di gestire in un unico applicativo ogni fase della pianificazione finanziaria di tutto il Gruppo, sfruttando le sinergie con le soluzioni già in uso.

L’utilizzo di un sistema così strutturato e integrato non solo garantisce una maggiore accuratezza e affidabilità dei dati, automatizzando processi manuali ripetitivi e lasciando all’utente la possibilità di intervenire effettuando adjustment e simulazioni, ma consente anche di avere una visione olistica della situazione patrimoniale aziendale, migliorando la pianificazione strategica.