Case study: bilancio consolidato. Dai fogli di calcolo all’automatizzazione

Una soluzione integrata che permette di automatizzare i processi, garantire la sicurezza dei dati e ridurre i tempi di consolidamento per avere una visione olistica del gruppo in tempo reale

Stratos Analytics ha sviluppato un applicativo basato sulla soluzione IBM Planning Analytics with Watson, per automatizzare la redazione del bilancio consolidato di un gruppo italiano del settore automotive, le cui società controllate si trovano in vari paesi del mondo e operano in business diversi. Il cliente utilizza la soluzione non solo per lo scenario di actual del consolidato, ma anche per il budget.

Un nuovo approccio al consolidamento

L’applicativo è diviso in una parte dedicata al consolidatore e una dedicata alle società controllate.
Nella prima, l’utente apre il processo di consolidamento e gestisce tutta la parte di settaggi e informative relative alle società del gruppo (valuta locale e tassi di cambio, percentuale diretta o indiretta di partecipazione, metodo di consolidamento).

Un workflow collaborativo per le società controllate

Le società controllate caricano nel sistema il loro bilancio di periodo, verificando l’eventuale creazione di nuovi conti contabili, per poi mapparli nel piano dei conti di gruppo, e inserendo lo scenario (budget o actual) e il periodo.
Sulla base del tasso di cambio, vengono automaticamente calcolati i valori a bilancio nella valuta di gruppo.
Agli utenti viene data la possibilità di inserire dei “local adjustment”, per effettuare all’interno del presente applicativo le scritture di assestamento o rettifica e affinché non si debba bloccare il processo e tornare ai sistemi sorgenti – ma si possano invece effettuare le modifiche necessarie all’interno del sistema e proseguire -, qualora sorgessero dei problemi nella riconciliazione.
Si passa poi al modulo dedicato alla riconciliazione delle operazioni Intercompany, in cui il sistema evidenzia eventuali discordanze, che possono essere corrette grazie alle funzionalità di adjustment interne al sistema. Le società controllate inseriscono nel sistema anche tutte le informazioni necessarie alla redazione della nota integrativa.

Consolidamento e analisi dei risultati

Una volta terminati il caricamento dei dati e l’eliminazione delle operazioni infragruppo da parte di tutte le controllate, l’utente centrale può procedere all’effettivo consolidamento.

Il sistema permette di visualizzare in un’unica schermata la situazione iniziale, le eliminazioni infragruppo con dettaglio delle operazioni in ambito equity e di investimento e, infine, la contribuzione della controllata al consolidato, per Stato Patrimoniale e Conto Economico.
Al termine del processo, l’applicativo fornisce il bilancio consolidato, il cash flow statement consolidato e la nota integrativa.

I vantaggi dell’automatizzazione

Rispetto a un processo di consolidamento fatto attraverso i fogli di calcolo, che richiede molto tempo e comporta un elevato rischio di errore e perdita dei dati a causa della compilazione manuale, l’utilizzo di un applicativo come questo consente di automatizzare il consolidamento dei dati in maniera integrata per tutte le società del gruppo.
Ciò permette di ridurre notevolmente i tempi di consolidamento e di evidenziare e correggere tempestivamente eventuali errori, garantendo la sicurezza e l’affidabilità del processo.

Se prima la redazione del bilancio consolidato avveniva tramite fogli di calcolo e non più frequentemente di una volta all’anno, a seguito dell’installazione della soluzione il cliente effettua il consolidamento ogni trimestre, con la possibilità di avere una visione olistica dell’andamento del gruppo in tempo reale e di prendere decisioni in maniera più reattiva e affidabile.
Il processo di consolidamento tramite questo applicativo è stato anche certificato dalla società di revisione del cliente.